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Gestion efficace des appels téléphoniques : à qui confier la tâche ?

La réception des appels téléphoniques joue un rôle très important quant à la relation patient/médecin. Il incombe alors au médecin de donner une bonne image de son cabinet et veiller à ce que ses patients soient satisfaits de ses services ? Comment répondre aux appels téléphoniques, réduire les attentes, garder sa bonne humeur au téléphone ?  Suffit-il d’avoir une secrétaire au cabinet ? Existe-il d’autres alternatives ?

 

Une formule idéale pour améliorer votre image

Véritable carte de visite de l’entreprise, un bon accueil téléphonique externalisé est le gage d’une bonne organisation au sein d’un cabinet médical, hôpital, clinique, maison de santé…

Il est dès lors important de privilégier l’alternative de l’externalisation du secrétariat téléphonique médical à distance puisqu’elle facilite le quotidien des professionnels de santé, réduit le stress et leur permet de se concentrer plus sur l’exercice du métier.

En confiant la gestion de vos appels téléphoniques à des experts, vous serez en mesure de laisser un message à votre collaborateur, d’identifier la raison des appels, de transférer les appels, de fournir un accueil personnalisé, de renseigner les correspondants et de gérer les agendas.

 

Que faire pour réussir le choix de son prestataire de permanence téléphonique ?

Afin de donner une image qualitative de votre cabinet dès leur premier contact téléphonique, le mieux est d’opter pour un service optimal d’externalisation de vos appels.

Des spécialises de télésecrétariat médicale se chargent aujourd’hui de l’accueil de la patientèle via des plateformes de secrétariat médical. Ils s’occupent de la gestion et la transmission efficace de vos messages. Grâce à des télésecrétaires qualifiées, vos appels « difficiles » seront ainsi gérés en toute sérénité.

 

Gestion des appels dans le respect des consignes

Via une interface de gestion des appels, la télésecrétaire médicale est en mesure de gérer l’ensemble des appels d’un médecin dans le respect de ses consignes de la phase d’accueil, prise de message et de rendez-vous, transmission directe, reconnaissance des clients importants, reconnaissance des noms etc. Outre le fait de garantir à votre cabinet un accueil de qualité, les pionniers de la permanence téléphonique sont en enclins à répondre à vos appels en moins de 5 sonneries.

 

Les qualités d’un bon prestataire de permanence téléphonique médicale

Le médecin qui demande une prestation d’accueil téléphonique professionnelle doit surtout choisir un partenaire expérimenté mettant à sa disposition des secrétaires à distance qualifiées, formées dans le domaine et munies de pas mal de qualités :

  • Réactivité
  • Bonne connaissance de l’organisation
  • Un bon accueil téléphonique externalisé et qualités relationnelles
  • Bonne élocution, intonation de la voix et sourire quasi-permanent
  • Ecoute active afin de bien aiguiller les personnes.

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