Comment mettre en place un secrétariat téléphonique à distance?

Comment mettre en place un secrétariat téléphonique à distance?

Les professionnels de santé quel que soit leur lieu d’exercice hôpitaux, cliniques, résidences médicalisées, cabinets auront à choisir entre l’externalisation des appels ou le standard en interne. Le recours à une permanence téléphonique est une solution idéale pour améliorer ses services et faciliter la prise de rendez-vous médicaux et ipso facto l’accès au soin pour les patients. Mais avant de s’engager que faut-il faire pour réussir la mise en place de sa permanence téléphonique ?

Définir son projet de télésecrétariat à distance

La meilleure façon pour définir son projet de secrétariat à distance est de faire une étude minutieuse de son projet au préalable, se fixer des objectifs et déterminer ses besoins. Le marché offre à votre disposition deux alternatives possibles, le télésecrétariat assuré par un centre d’appels conçu par une entreprise spécialisée ou le télésecrétariat en interne.

Le ou la télésecrétaire est une personne indépendante qui exerce pour son propre compte et généralement dans son propre domicile. Ce professionnel est souvent capable de remplir de nombreuses fonctions conformément aux besoins de et aux consignes de sa clientèle. Quant aux centres d’appel, ils sont les privilégiés par les médecins, professionnels de santé et les grandes entreprises qui reçoivent des appels intempestifs…

Un temps précieux est à gagner

L’installation d’une permanence téléphonique médicale est inhérente à l’aspect relationnel patient/médecin, notamment dans une ère où se déploient les innovations de la médecine digitale. La mise en place d’un secrétariat à distance n’est pas donc un effet de mode mais une nécessité visant à repenser un peu l’organisation de l’agenda médecin en ligne. Grâce à l’intervention de spécialistes aguerris, le médecin n’aura plus de creux dans son agenda et sera en sus affranchi des sollicitations infinies. Il suffit d’être secondé par un partenaire conscient des enjeux du secteur médical pour se garantir une bonne organisation de ses journées ainsi qu’une visibilité instantanée sur les consultations à venir.

Etablir une concurrence entre les prestataires

Une fois le besoin défini, il ne faut pas hésiter à faire une recherche de prestataires enclins à fournir des prestations de secrétariat à distance. Un formulaire de demande de devis pour plateforme téléphonique est ainsi indispensable pour établir une comparaison gratuite entre les offres. Ne manquez pas aussi d’étudier le niveau d’expérience, c’est-à-dire le nombre d’années d’exercice, le niveau de qualification et les qualités personnelles, notamment la disponibilité, la flexibilité,  la qualité d’écoute, l’adaptabilité…