L’accueil téléphonique, au même titre que l’accueil de personne à personne, constitue souvent le premier contact d’un client actuel ou potentiel, d’un partenaire ou d’un fournisseur avec l’entreprise ou le professionnel sollicité. C’est l’outil inhérent à la transmission des valeurs de celle-ci en indiquant l’importance que l’on accorde à l’’image du cabinet médical, clinique, hôpital…et à l’organisation du travail. En effet, le choix d’une permanence téléphonique externe est un gage de rigueur qui ne pardonne ni les impairs ni les hésitations, garantissant à l’interlocuteur une réponse rapide et claire.
Accueil téléphonique externe : c’est quoi ?
L’accueil téléphonique médical est une formule dédiée aux professionnels qui ont besoin de gérer le flux des appels téléphoniques sans que l’interlocuteur soit gêné. Il doit ainsi faire preuve de courtoisie et de professionnalisme quelles que soient les circonstances.
Si vous choisissez le standard externalisé, vous aurez le choix entre une offre forfaitaire, qui varie suivant les horaires que vous souhaitez appliquer ou une facturation à l’appel.
Le service est assuré par des télésecrétaires médicales expérimentées et capables de répondre aux appelants comme il se doit.
Un médecin peut par exemple alterner service d’accueil dans la journée avec sa propre secrétaire et faire basculer les appels dès que le téléphone est occupé ou avec la fermeture du cabinet. Lorsque la télésecrétaire d’une plateforme téléphonique reçoit une communication d’un médecin, elle répond au nom de son, prend le nom de l’appelant, ses coordonnées, l’objet de l’appel et son message. Toutes les informations notées seront aussitôt transmises au client.
Les apports du télésecrétariat médical
Une télésecrétaire médicale peut assurer les mêmes fonctions d’une secrétaire au cabinet, mais à distance. Il s’agit d’un professionnel indépendant doté d’une formation spécifique au télésecrétariat médical, dans un institut ou dans une entreprise. La personne chargée de cette mission est capable de s’adapter à toutes les situations et à toutes les spécialités de médecins. Outre la réception téléphonique, elle se charge à distance de la prise de rdv médicaux en ligne, l’identification des motifs de l’appel et de la demande, l’accueil téléphonique identitaire, le renvoi d’appels urgents, la gestion de l’agenda professionnel de différents praticiens du cabinet…
